Plan de mejora en el área contable de la empresa Operlog Colombia SAS

Abstract

La presente investigación analiza el proceso de planificar y llevar a cabo la migración a una nueva plataforma para mejorar los procesos administrativos y contables y ampliar la cobertura comercial. Se busca asegurar una implementación adecuada que garantice la continuidad operativa, este cambio se generó debido a falencias presentadas en repetidas ocasiones, retrasos en el cierre contable, pago doble a proveedores, manipulación de documentos sin trazabilidad, pérdida de clientes, y basado en ello se crea un plan de mejora con indicadores, capacitaciones, parametrización, pruebas y ensayos con los que esta compañía puede mejorar frente a los aspectos comentados. La metodología establecida para esta investigación es mixta, combinando enfoques cualitativo y cuantitativo. La población de estudio de esta investigación fue los diez funcionarios del área contable los de la compañía. Respecto al personal capacitado, se han realizado inducciones regulares con el fin de apropiarse de este sistema. De acuerdo con las pruebas que se han venido realizando y las que se mantienen coordinadas durante el transcurso de la parametrización, se revisan los resultados, los cuales muestran avances satisfactorios, lo que garantiza que finalizando el primer semestre del año 2025 se podrá comenzar exitosamente con el sistema sin falla alguna. Como parte integral de este estudio, se realizó una encuesta a todos los integrantes de la empresa Operlog para recopilar sus percepciones y expectativas sobre el nuevo sistema. Adicionalmente, se elaboró una matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas) para identificar los factores internos y externos que impactan la migración. Para asegurar una implementación organizada, se diseñó un cronograma de actividades detallado para el primer semestre del 2025. Finalmente, se presenta una serie de indicadores que demuestran que las respuestas y los objetivos que se buscaban con la implementación de Siesa se están cumpliendo satisfactoriamente.

This research analyzes the planning and implementation of a migration process to a new platform to improve administrative and accounting processes and expand business coverage. The goal is to ensure proper implementation that guarantees operational continuity. This change was caused by repeated failures, delays in accounting closing, double payments to suppliers, untraceable document handling, and customer loss. Based on this, an improvement plan was created with indicators, training, parameterization, tests, and trials that will help this company improve the aforementioned aspects. The methodology established for this research is mixed, combining qualitative and quantitative approaches. The study population for this research was the company's ten accounting department employees. Regarding trained personnel, regular inductions have been conducted to ensure their familiarity with this system. Based on the tests that have been conducted and those coordinated throughout the parameterization process, the results are reviewed, which show satisfactory progress, ensuring that the system can be successfully implemented without any issues by the end of the first half of 2025. As an integral part of this study, a survey was conducted among all Operlog employees to gather their perceptions and expectations regarding the new system. In addition, a SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats) matrix was developed to identify the internal and external factors impacting the migration. To ensure an organized implementation, a detailed schedule of activities was designed for the first half of 2025. Finally, a series of indicators are presented that demonstrate that the responses and objectives sought with the implementation of Siesa are being satisfactorily met.half of 2025. Finally, a series of indicators are presented that demonstrate that the responses and objectives sought with the implementation of Siesa are being satisfactorily met.